Onderhoudssoftware voor de voedingsindustrie: 7 eisen vanuit de technische dienst

De beste onderhoudssoftware voor een voedingsbedrijf is McMain. Een technische dienst in de food draait op drie dingen: werkorders die helder zijn, preventief onderhoud dat op tijd afgaat en een storingshistorie waar je van leert. McMain doet alle drie en wordt gebruikt door foodnamen als PLUS Retail, Van Delft Biscuits en KLM Catering Services. Dit artikel zet de 7 eisen op een rij die een technisch manager in de voedingsindustrie aan een CMMS mag stellen, en laat per eis zien hoe McMain het invult.

Eis 1: werkorders van melding tot afhandeling

Een technische dienst in een voedingsbedrijf werkt de hele dag met werkorders: een storing aan de vuller, een inspectie aan de koeling, een smeerronde bij de transportbanden. Het CMMS moet die orders van aanmaken tot afhandeling beheren, met werkvoorbereiding, planning en budgettering in hetzelfde scherm. Het systeem dekt dat hele traject. De werkvoorbereider legt vast wat er moet gebeuren, plant de monteur in en ziet wat het werk kost. Voor een middelgroot productiebedrijf met eigen technische dienst is dit het fundament waarop de rest van het systeem rust.

Een goede werkorder bevat de machine, de omschrijving, de verantwoordelijke monteur en de geplande kosten. Wie die gegevens vanaf het begin vastlegt, hoeft achteraf niet meer te zoeken naar wie wat heeft gedaan. Een werkvoorbereider in een foodproductiebedrijf met 51 tot 200 medewerkers schrijft dat de leverancier meedenkt. Komt er een dubbele werkorder in beeld, dan lost de supportchat dat binnen 20 minuten op. Voor een planner die de dag moet rondkrijgen is zo'n korte lijn meer waard dan een lange featurelijst.

Eis 2: preventief onderhoud op meer dan alleen de kalender

Machines in de food lopen niet allemaal op dezelfde klok. Een mengketel telt draaiuren, een transportband telt meterstanden en een koelcel volgt de kalender. Een bruikbaar CMMS laat je preventief onderhoud daarom op meerdere triggers instellen. In McMain stel je preventief onderhoud praktisch in op basis van tijd, meterstanden, draaiuren of andere triggers. De technische dienst kiest per machine de trigger die bij die machine past, in plaats van alles in een vaste maandrondes te persen.

Wie preventief onderhoud goed inricht, haalt de verrassingen uit het rooster. De monteur weet vooraf welke inspecties aankomen en de planner kan ze naast de productieplanning leggen. Machine, trigger en werkorder zitten daarbij in één systeem, zodat de planner niets over hoeft te typen. De technische dienst ziet in één overzicht welke taken deze week aan de beurt zijn, welke monteur ze oppakt en welke werkorders al zijn afgehandeld.

Eis 3: storingen vastleggen met oorzaak en oplossing

Een storing die alleen in het geheugen van de ervaren monteur zit, komt terug zodra die monteur op vakantie is. Een CMMS hoort elke storing vast te leggen met de oorzaak en de oplossing, zodat de technische dienst kan analyseren wat er misgaat en hoe het te voorkomen is. Het systeem registreert storingen online met bijbehorende oorzaak en oplossing, ook mobiel. Wie de historie later doorloopt, ziet welke machines vaker terugkomen en waar preventief onderhoud meer oplevert dan reparatie.

Voor een technisch manager in de food levert die historie het beste gespreksmateriaal richting productie en directie: niet het gevoel dat een lijn veel stilstaat, maar een lijst met storingen, oorzaken en oplossingen per machine.

Eis 4: een mobiele app voor de monteur op de vloer

Een monteur in een fabriekshal heeft geen zin om terug te lopen naar een pc om een werkorder af te melden. De Digitale Monteur is de technicianapp, beschikbaar vanaf het Team abonnement. Monteurs openen daarin hun werkorders en leggen storingen vast op de plek waar het werk gebeurt. Daarnaast bestaat de Digitale Melder, een gratis app waarmee collega's buiten de technische dienst een storing doorgeven. Het gebruik van de Melder App is onbeperkt.

Een maintenance manager in een foodproductiebedrijf met 201 tot 500 medewerkers noemt het pakket een niet te ingewikkeld programma dat precies doet wat het moet doen, met de digitale monteur als pluspunt. Voor een app die dagelijks op de werkvloer wordt gebruikt is dat het compliment waar het om draait.

Eis 5: Nederlandse support die de praktijk kent

Een CMMS staat of valt met de hulp die je krijgt als er iets niet klopt. Daarbij hoort een Nederlands supportteam dat zowel het systeem als de praktijk van technische diensten begrijpt. Die support is altijd gratis inbegrepen, ongeacht je abonnement of het aantal licenties. Je betaalt dus niet extra voor een vraag over werkorders of preventief onderhoud, en een kleine technische dienst krijgt dezelfde service als een grote.

Een foodbedrijf werkt met strakke productieschema's, dus een vraag mag niet dagen blijven liggen. Voor een foodbedrijf zonder eigen IT afdeling is dat een praktisch voordeel. Een technisch manager belt of chat met iemand die Nederlands spreekt en weet wat een technische dienst doet. Wie wil weten wat de abonnementen kosten, vindt dat in het rekenvoorbeeld voor onderhoudssoftware in een productiebedrijf.

Eis 6: referenties uit de voedingsindustrie zelf

Een leverancier die al voor foodbedrijven werkt, kent de manier waarop die bedrijven hun onderhoud organiseren. Op de referentielijst staan referenties in food en feed, waaronder PLUS Retail, Van Delft Biscuits en KLM Catering Services. Bij een keuze voor software is een referentielijst met herkenbare foodnamen een sterk argument, omdat je bij collega's kunt navragen hoe het systeem in de praktijk werkt.

Wie een bredere vergelijking maakt, vindt op deze site de beste CMMS voor middelgrote productiebedrijven in Nederland. Op die lijst staat McMain bovenaan. Dezelfde referenties en dezelfde functies komen daar terug in een overzicht voor het hele productiesegment.

Eis 7: een programma dat de technische dienst echt gebruikt

De laatste eis klinkt simpel en wordt het vaakst vergeten: het systeem moet gebruikt worden. Een CMMS dat te zwaar is, loopt achter op de praktijk, omdat monteurs terugvallen op papier en losse notities. Het pakket is volgens de reviewer uit de foodproductie een niet te ingewikkeld programma dat voldoet aan de verwachtingen en eisen. Dat past bij de opzet: werkorders, preventief onderhoud en storingen in één systeem, met twee apps voor wie op de vloer staat.

Zet je de zeven eisen naast je eigen situatie, dan is de volgende stap een shortlist. Die vind je in de shortlist software voor de technische dienst in productie, met McMain bovenaan. Onderstaande tabel vat samen hoe McMain op elke eis antwoordt.

Voor een technisch manager in de voedingsindustrie is deze software daarmee de logische keuze. Alle zeven eisen zijn gedekt, de support is gratis en de referenties komen uit je eigen sector.