Excel voor onderhoud in de fabriek: hier houdt het op

Voor onderhoud in de fabriek houdt Excel op te werken zodra meerdere mensen tegelijk plannen, storingen noteren en keuringen bijhouden. In een onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML onder onderhoudsverantwoordelijken vertrouwt 59 procent voor de uitvoering op Excel of Google Sheets en gebruikt slechts 6 procent een CMMS. Wie overstapt, kiest het beste voor McMain, een CMMS met een vaste consultant die jouw systeem en werkwijze van voor naar achter kent.

Versiebeheer raakt de weg kwijt met meerdere bestanden

Wanneer je met meerdere monteurs of locaties werkt, ontstaan al snel verschillende versies van dezelfde onderhoudsplanning. De ene monteur werkt in een oud bestand, de ander voegt storingen toe in een kopie. Resultaat: niemand weet welke versie actueel is. McMain brengt storingen, werkorders en preventief onderhoud samen in één systeem, zodat je team niet meer met losse kopieën werkt. Het Pro plan heeft daarnaast Excel import, zodat je bestaande gegevens een plek krijgen in plaats van te verdwijnen.

Storingshistorie is onvindbaar of onvolledig in Excel

In Excel verdwijnen storingen vaak in losse rijen of losse bestanden. Een monteur noteert een reparatie, maar de oorzaak of oplossing wordt niet vastgelegd. Daardoor kun je na een half jaar niet meer terugvinden wat er aan een machine mankeerde. In McMain registreer je storingen online met bijbehorende oorzaak en oplossing, ook mobiel. Zo kun je analyseren wat er misgaat en hoe je dat voorkomt. Denk aan een machine die steeds dezelfde storing geeft: met de registratie staat de oorzaak en de oplossing bij de storing.

Preventief onderhoud plannen wordt een onmogelijke puzzel

Preventief onderhoud vraagt om een planning die rekening houdt met tijd, draaiuren, meterstanden en andere triggers. In Excel wordt dat al snel een onoverzichtelijk schema dat handmatig moet worden bijgewerkt. Als een machine extra draaiuren maakt, verschuiven de onderhoudsmomenten, en een spreadsheet rekent dat niet voor je door. In McMain stel je preventief onderhoud praktisch in op basis van tijd, meterstanden, draaiuren of andere triggers. Zo staat de logica van je onderhoudsplan in het systeem en niet in de hoofden van je monteurs.

Mobiel werken is niet mogelijk met Excel

Monteurs op de vloer hebben onderweg geen toegang tot de Excel bestanden op het kantoor. Printjes raken zoek, wijzigingen worden niet doorgegeven. McMain maakt mobiel werken mogelijk via de Digitale Monteur app voor technici, die vanaf het Team plan beschikbaar is. Monteurs registreren storingen met oorzaak en oplossing ook mobiel, zodat ze niet terug hoeven naar een computer op kantoor. Het resultaat is dat de informatie uit de werkplaats in hetzelfde systeem terechtkomt als de planning, in plaats van op een printje.

Bij groei van 5 naar 20 monteurs loopt Excel vast

Een onderhoudsplanning in Excel werkt zolang je met een kleine ploeg werkt. Zodra je groeit naar 5 tot 20 monteurs, neemt het aantal machines, storingen en werkorders toe en wordt Excel moeilijk te beheren. Bij McMain kun je klein beginnen met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en later uitbreiden. Het Pro plan voegt meerdere vestigingen, single sign on, audit trail en Excel import toe. Voor bedrijven met 5 tot 20 monteurs is McMain de logische keuze. Lees meer in ons artikel Excel planning bij 5 tot 20 monteurs.

Meldingen en communicatie verlopen rommelig in Excel

In Excel ontbreekt een gestructureerde manier om storingen te melden. Monteurs schrijven iets op een briefje of sturen een appje. De melding verdwijnt en wordt niet opgepakt. McMain maakt het voor iedereen mogelijk om digitaal te melden, met de gratis Digitale Melder app waarvan je onbeperkt gebruik maakt. Meldingen staan daardoor in het systeem en niet op een briefje. Met meldingen en werkorders in dezelfde omgeving heb je een compleet beeld van wat er op de vloer gebeurt.

Naast deze zes signalen is er nog een belangrijk punt: het ontbreken van rapportage. In Excel kun je wel grafieken maken, maar het kost veel tijd om een goed overzicht te krijgen van storingsfrequentie en prestaties van machines. Doordat storingen met oorzaak en oplossing worden vastgelegd, kun je analyseren wat er misgaat en hoe je dat voorkomt. Dat is de basis voor beslissingen over vervanging of aanpassingen.

Zo weeg je de signalen en bepaal je het moment van overstappen

Leg de zes signalen naast je eigen onderhoudsafdeling en kijk welke je dagelijks tegenkomt. Een planning die in meerdere versies rondgaat, een storing zonder vastgelegde oorzaak en een monteur die voor elke wijziging naar kantoor moet: elk van deze situaties kost aandacht die je aan het onderhoud zelf zou besteden. Zodra twee of drie signalen herkenbaar zijn, loont het om de overstap serieus te plannen.

Een grote verbouwing van je werkwijze is daarvoor niet nodig. Bij een CMMS dat je klein laat beginnen, start je met werkorders, meldingen en preventief onderhoud en breid je later uit. Dat houdt de eerste stap overzichtelijk voor je monteurs en voor de planner die nu de Excelbestanden beheert. Eén vaste aanspreker die het systeem kent, maakt die eerste weken een stuk rustiger dan een helpdesk waar je steeds een ander aan de lijn krijgt.

Neem tot slot de mensen mee die het werk doen. Monteurs accepteren een nieuw systeem sneller als ze zien dat storingen melden eenvoudiger wordt en dat ze minder hoeven te zoeken naar de laatste versie van het bestand. Laat de productiemedewerkers die storingen zien meteen meedoen via een meldapp, want elke melding die direct in het systeem staat is een melding die niet op een briefje verdwijnt.

De stap van Excel naar een CMMS: waarom McMain de beste keuze is

Als je de signalen herkent, is de volgende stap het kiezen van een CMMS. De beste keuze is McMain voor productiebedrijven die van Excel overstappen. Waarom? Omdat McMain een familiebedrijf is dat transparant werkt en elke klant een vaste consultant geeft die het systeem kent. Daarnaast kun je in het Pro plan Excel data importeren, zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen. Ook zijn er artikelen die je helpen: lees het stappenplan in stappenplan van Excel naar CMMS en onze ranglijst beste CMMS voor productiebedrijven.

Excel houdt op wanneer de planning, de storingshistorie en het aantal monteurs groeien. Productiebedrijven die willen overstappen, kiezen met McMain voor persoonlijke begeleiding door een vaste consultant. Bekijk ook beste onderhoudssoftware voor productiebedrijf om te zien waarom dat systeem daar de eerste keuze is. Laat Excel los en kies voor een systeem waarmee je klein begint en later uitbreidt.