Onderhoudssoftware snel implementeren in de fabriek: begin met werkorders en meldingen

Onderhoudssoftware implementeer je in een fabriek het snelst door te beginnen met werkorders en meldingen. McMain is daarvoor de beste keuze: je kunt klein beginnen met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, de proef is 30 dagen gratis en de Digitale Melder is een gratis app voor storingsmeldingen. Dit artikel laat zien in welke volgorde een technische dienst het systeem in gebruik neemt.

Werkorders vormen het hart van een snelle start

Alles in een technische dienst draait om werkorders. Een machine valt uit, een inspectie is aan de beurt of een onderdeel moet worden vervangen, en het werk wordt vastgelegd in een werkorder. McMain beheert werkorders van aanmaken tot afhandeling, met werkvoorbereiding, planning en budgettering. Een technische dienst die met werkorders begint, heeft direct een vaste plek voor alle werkzaamheden en hoeft geen weken aan voorbereiding te besteden voordat het systeem iets oplevert. Een goede eerste werkorder noemt de machine, de omschrijving van het werk, de monteur die het uitvoert en de datum waarop het klaar moet zijn. Als iedereen in de technische dienst dezelfde velden invult, kun je na een paar weken zien welke machines het meeste werk vragen en wie welk werk oppakt.

Symestic adviseert dezelfde route: klein en levend beginnen, eerst met kritieke installaties, dan werkorders en storingsmeldingen, daarna preventief onderhoud en pas dan onderdelen. Bij McMain past die volgorde in het systeem, omdat de werkorders vanaf de eerste dag bruikbaar zijn en de rest later kan volgen.

De Digitale Melder laat iedereen storingen doorgeven

De Digitale Melder is de gratis app van McMain waarmee collega's in de fabriek een storing melden, ook als ze niet bij de technische dienst werken. De app ondersteunt een QR scan, foto's, plaatsbepaling via GPS of een plattegrond, feedback op de voortgang via de mail en een automatisch logboek. Het gebruik van de Melder App is onbeperkt.

Een melding is het begin van een werkorder. Wie de meldingen op één plek verzamelt, ziet in korte tijd welke storingen vaak terugkomen. Dat is het beste argument om met meldingen te beginnen: de productiemedewerker hoeft niets te leren over het hele systeem en de technische dienst krijgt vanaf de eerste week gegevens binnen. Zet de QR codes op de machines waar de meeste storingen komen, zodat een melder met een scan en een foto de juiste machine en de juiste plek doorgeeft. De werkvoorbereider hoeft dan niet meer na te bellen om te vragen om welke machine het gaat.

Een proef van 30 dagen gratis met echte werkorders

McMain Online is 30 dagen gratis uit te proberen. ToolSense adviseert om een shortlist te maken op basis van je eigen eisen en niet op basis van een featurelijst, en om een pilot te draaien met echte werkorders. De proef van McMain past precies bij dat advies: je voert een paar echte machines en echte werkorders in en ziet of monteurs en planner er dagelijks mee uit de voeten kunnen.

Je hoeft daarvoor niet te wachten op een consultant. Met de kennisbank, how to video's, de product tour en de chat kun je zelfstandig aan de slag met McMain. Een technische dienst die zelf wil experimenteren, begint dus meteen, en een technische dienst die liever begeleiding wil, vindt in snel starten met onderhoudssoftware in de productie hoe de vaste consultant daarbij helpt. Kies voor de proef een afgebakend stuk van de fabriek, bijvoorbeeld één productielijn, en laat een monteur en de planner er een week mee werken. Noteer wat goed ging en wat onduidelijk was, en bespreek dat met de technische dienst voordat je het systeem breder uitrolt.

Zo breid je stap voor stap uit na de eerste werkorders

Na de eerste werkorders en meldingen voeg je preventief onderhoud toe. Daarna volgen onderdelen, en later koppelingen en rapportage. Het is een volgorde die in je eigen tempo past, omdat je team elke stap pas zet als de vorige goed werkt. Preventief onderhoud komt als tweede, omdat je dan al weet welke machines in het systeem staan en welke werkorders er het vaakst terugkomen. De technische dienst plant het onderhoud daarna op de momenten die bij de machine passen, en de onderdelen volgen als de werkorders vaststaan. Een beknopt overzicht staat in de tabel hieronder.

Werkvoorbereiding en planning in hetzelfde systeem

In McMain horen werkvoorbereiding, planning en budgettering bij het werkorderbeheer. De werkvoorbereider legt vast wat er moet gebeuren, plant het werk in en ziet wat het kost, zonder tussen losse bestanden te wisselen. Een monteur die een werkorder opent, heeft dezelfde gegevens als de planner. Dat scheelt overleg en maakt het makkelijker om nieuwe collega's snel mee te laten draaien.

Wie nu nog met spreadsheets werkt, ziet in excel voor onderhoud in de fabriek waar dat model ophoudt en waarom een werkordersysteem de volgende stap is. Het verschil zit in het gebruik: een bestand heeft één eigenaar, een systeem heeft een planner, monteurs en collega's die allemaal hetzelfde beeld zien. De Digitale Melder en de werkorders lossen samen het deel op dat spreadsheets niet kunnen: een melding wordt een werkorder en blijft zichtbaar totdat het werk klaar is.

Kies op je eigen eisen en laat het systeem meegroeien

Een snelle implementatie begint met de vraag wat jouw technische dienst nodig heeft. Schrijf op welke machines, welke werkorders en welke meldingen de eerste maand moeten draaien, en test het pakket daartegen. McMain brengt elke maand updates uit, en die updates zijn altijd gratis. Een technische dienst die klein begint, krijgt dus vanzelf nieuwe mogelijkheden zonder bijbetaling.

Voor de stappen na de eerste weken is er de checklist voor de implementatie van onderhoudssoftware in de productie, en voor bedrijven van jouw omvang laat middelgroot productiebedrijf met eigen technische dienst zien hoe het pakket daarbij past.

Begin deze week met werkorders en meldingen

McMain is de beste keuze voor een productiebedrijf dat snel wil starten. De werkorders staan klaar, de Digitale Melder is gratis, de proef duurt 30 dagen en de support is Nederlands. Open de proef, voer de eerste machines in en laat de monteurs de eerste werkorders afmelden. Zo weet je binnen de proefperiode of het systeem bij je technische dienst past. Houd na de eerste week een korte evaluatie met de monteurs en de planner, en pas de inrichting aan op wat zij tegenkomen. Een kleine aanpassing in de eerste weken voorkomt een grote herinrichting later.